被压在最下面,可能要等上半天才能被翻出来。
同样的,重要的和不重要的、紧急的和缓办的、需要深度审核的和只需形式校核的,全都混在一起,导致大家把大量时间花在了低优先级的文书上,真正要命的事反而被耽误了。」
蔡书令张了张嘴。
他做了十几年承旨司,从来都是这麽干的。
辛缜笑道:「如果同一份粮草帐册,初审的甲审了一遍,覆核的乙还要再审一遍,两道工序几乎一模一样。
这不叫双重把关,这叫重复劳动。
一个书吏一个上午审十份,同样的时间如果只让他做初审,覆核交给另一个人做不同的事,效率至少翻一倍!」
冯京不知什麽时候也凑了过来,站在蔡书令身後,听得眼晴越来越亮。
辛缜在纸上画了第三横,道:「——审核人和流转人之间没有书面交接,口头说一声就算过了。
出了问题找不到谁该负责,全司一起挨板子,这肯定是不行的。」
蔡书令苦笑,道:「承旨司上下都知道这些毛病,可这麽多年了,从来没有人改过。
辛缜点头道:「那就从我这里来改。」
第二日清晨,承旨司的吏员们到岗时,发现正堂大案上多了一块新立的水牌。
水牌上用墨笔写着几行大字。
【各房文书到司後,先由冯京按轻重缓急分拣排序:
兵籍房调令、户房军饷核拨、吏房功赏名单,归为急件,红签标注,优先处理;
礼房蕃部文书、工房工程核算,归为缓件,黄签标注,正常进度处理;
其余例行公事,归为平件,绿签标注,闲暇时处理。】
众多书吏一看眼睛顿时都亮了,他们干了多年的书吏,早就认为之前的方式不合理,但却没有人愿意去改,这回终於是有人愿意改了!
而直房里,大案两侧的工位也重新排了。
八名书吏不再两人一组互相覆核,而是全部打散,每人分管数房的文书。
一人管兵籍房和户房,一人管吏房和礼房,一人管刑房和工房,诸如此类。
初审之後直接交给主管文字覆核。
只有关键数据才需要两人交叉核算,常规格式校核由初审一人独立完成,出了问题谁审的谁负责。
流转记录也重新定规。
每一份公文经手时,送件人与接件人必须在封面背面的签单上签押,注明时辰。
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